LETTERA DI INFORMATIVA

(art. 13 e 14 del Regolamento europeo n. 679/2016 – GDPR)

Gentile cliente,

con la presente la informiamo, nel rispetto degli articoli 13 e 14 del Regolamento europeo 679/2016, d’ora in avanti GDPR, che i dati personali da Lei forniti, ovvero altrimenti acquisiti nell’esercizio e nell’ambito della nostra attività, saranno oggetto di trattamento, nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività della nostra Fiduciaria.

Ai sensi dell’art. 4 del GDPR, facciamo presente che:

  • è considerato “dato personale”: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica, identificata o identificabile ( interessato). Si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo quale il nome, un numero di identificazione, dati relativi alla residenza, e-mail o uno o più elementi caratteristici e caratterizzanti la sua identità fisica, fisiologica, genetica, economica, culturale o sociale.
  • rappresenta un “trattamento”: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o a un insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

 

1. Categorie di dati personali trattati

La Fiduciaria nell’ambito delle sue attività potrà trattare i dati personali:

-cosiddetti “comuni” tra i quali i dati anagrafici, i dati di contatto, i dati fiscali, reddituali, contabili;

-alcuni dati particolari quali quelli di cui all’art. 9 del GDPR. Tali dati saranno trattati limitatamente a quanto necessario per dar seguito a specifici servizi e operazioni richiesti dai clienti stessi e comunque nel rispetto delle disposizioni del GDPR e delle autorizzazioni del Garante.

 

2. Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati

I dati personali sono trattati dalla Fiduciaria secondo le seguenti finalità:

Finalità derivanti da obblighi di legge: l’acquisizione di alcuni dati personali (ad esempio nome, cognome, indirizzo, luogo e data di nascita, codice fiscale) è effettuata in attuazione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e da normative comunitarie, ovvero di disposizioni impartite da Autorità o da organismi di vigilanza o di controllo. Le finalità perseguite e i relativi termini di conservazione dei dati sono:

  • identificare il soggetto interessato e svolgere le opportune verifiche in materia di antiterrorismo, antifrode e antiriciclaggio;
  • svolgere tutte le attività di monitoraggio, reporting e/o segnalazione richieste dalle normative (ad esempio AUI, CRS, FACTA, …)
  • gestire gli adempimenti amministrativo-contabili.

Per i trattamenti rispondenti a tali finalità il periodo di conservazione dei dati personali è di 10 (dieci) anni a partire dalla cessazione del rapporto contrattuale.

Il conferimento di dati necessari a tali finalità è obbligatorio e, conseguentemente, il rifiuto di fornirli non consentirà l’instaurazione dei rapporti o la prestazione dei servizi da parte della Fiduciaria.

Il trattamento di tali dati non richiede il consenso dell’interessato.

Finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto contrattuale: altri dati, quali a esempio l’acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto, sono funzionali allo svolgimento del rapporto con il cliente ovvero all’esecuzione degli obblighi derivanti dal contratto nonché all’adempimento di specifiche richieste del Cliente.

Il conferimento dei dati personali necessari a tale fine non è obbligatorio. È perciò legittimamente possibile rifiutarsi di fornirli, ma tale rifiuto può pregiudicare la gestione del rapporto contrattuale o l’esecuzione delle operazioni disposte dal Cliente. Le finalità perseguite e i relativi termini di conservazione dei dati sono:

  • identificare l’identità del cliente, verificarne l’adeguatezza in base agli standard della Fiduciaria;
  • instaurare una relazione contrattuale con la Fiduciaria e assicurare l’esecuzione dell’operatività connessa.

Per i trattamenti rispondenti a tali finalità il periodo di conservazione dei dati personali è di 10 (dieci) anni dalla cessazione del rapporto contrattuale (in linea con quello che è il periodo di prescrizione ordinario).

Finalità perseguite per il legittimo interesse del titolare del trattamento: alcuni dati personali verranno trattati dalla Fiduciaria in quanto l’interesse legittimo della Fiduciaria prevale sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato, costituendo un valido fondamento di liceità. Tale interesse legittimo giustifica a esempio la conservazione di dati personali per fini giudiziari. In tal caso le finalità perseguite sono legate all’accertamento, all’esercizio e alla difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziaria. Il legittimo interesse perseguito è la difesa in sede giudiziaria. I dati saranno conservati fino alla definizione del contenzioso.

3. Categorie di destinatari ai quali i dati possono essere comunicati

Per le finalità sopra indicate, i dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti, in Italia o all’estero, anche al difuori dell’Unione Europea, che ne acquisiscono la titolarità:

  • società che svolgono servizi bancari/finanziari;
  • società di servizi per l’acquisizione, la registrazione e il trattamento dei dati provenienti da documenti o supporti forniti agli stesi clienti e aventi a oggetto lavorazioni relative a pagamenti, effetti, assegni e altro;
  • società di revisione, notai;
  • soggetti degli organi aziendali;
  • autorità governative, di vigilanza e fiscali (sia comunitari che extracomunitari).

Per le finalità sopra indicate, i dati potranno essere portati alla conoscenza delle seguenti categorie di soggetti, in Italia o all’estero, anche al di fuori dell’Unione Europea, che opereranno in qualità di responsabili del trattamento:

  • società di servizi per l’acquisizione, la registrazione e il trattamento dei dati provenienti da documenti o supporti forniti dagli stessi clienti e aventi a oggetto lavorazioni relative a pagamenti, assegni e altri titoli;
  • soggetti che svolgono attività di consulenza a favore della Fiduciaria.

 

4. Modalità di trattamento dei dati

I dati da Lei forniti potranno essere trattati anche con l’utilizzo di strumenti elettronici o telematici, ivi compresa la registrazione, con logiche e sistemi strettamente correlate alle finalità sopra indicate, comunque dotati di procedure e sistemi idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza secondo le disposizioni del GDPR.

I dati inoltre potranno essere archiviati e conservati sia informa cartacea che in forma elettronica. Sempre nel pieno rispetto delle garanzie di sicurezza e riservatezza, i dati personali potranno essere salvati presso server situati in Italia o in paesi esteri (anche extracomunitari) in conformità alle vigenti disposizioni di legge.

5. Fonti da cui hanno origine i dati personali

Inoltre, La informiamo che possono essere oggetto di trattamento da parte della Fiduciaria non solamente i dati personali da Lei forniti direttamente ma anche ulteriori dati diversamente ottenuti a esempio consultando banche dati pubbliche e/o private.

6. Diritti dell’interessato

Rivolgendosi al Titolare del trattamento all’indirizzo di posta elettronica admin@fiduciariamarche.it o chiamando il numero 071/33112, gli interessati potranno chiedere al Titolare l’accesso ai dati che li riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR.

Gli interessati, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati nonché se tecnicamente fattibile di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.

Gli interessati hanno il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza che tale revoca possa pregiudicare la liceità del trattamento basato sullo stesso consenso prestato prima della revoca.

Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

7. Titolare/soggetti autorizzati al trattamento

Titolare del trattamento dei dati è la scrivente Fiduciaria Marche Srl, con sede in Viale della Vittoria n. 35, indirizzo e-mail admin@fiduciariamarche.it, telefono n. 071/33112.

Soggetti autorizzati al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 29 del GDPR sono i lavoratori dipendenti, i collaboratori della Fiduciaria che tratteranno i dati nel rispetto dei principi di riservatezza e sicurezza imposti della normativa.

 

Fiduciaria Marche srl